導入事例

トップ  > 導入事例

株式会社P’Sネットワーク　さま　　（W2P 導入事例）

http://www.psnw.co.jp
新システム導入前の環境について
  • 　レンタルサーバー、自社制作ホームページ、ファイル送信サービス、PrintSapiens（MIS）、ヤマトB2（伝票発行システム）を利用していました。それぞれ連動性のないツールですので、お客様がWEBの注文フォームから入力した受注データがメールで入ってきても、どこにも自動繁栄されるわけではないので、まずMIS(基幹システム)への入力し、請求書や納品書を手入力作成し、そして出荷伝票を出すための送り状発行システムへの入力と、１つ１つの受注に対して少なくとも３回は同じ情報を入力する作業がありました。
    　繁忙期の週末などに多数の受注が入った休み明け営業日などは、午前中から問い合わせが入っても受注データの入力作業が間に合わず整理されていない（注文番号もMISに入力完了するまでは取れていない）状態になるので、問い合わせ対応も困難でした。
W2P新システム（P'Sシステム）導入の経緯と現在の運用環境について
  • 　平成１５年に起業してから３年くらいかけて、従来の人を使った営業をやめて、受注のほぼ１００％をWEB（およびFAX）からの注文にする体制をつくり、営業マン０人でやってきましたが、毎年１５０％程度の受注件数の増加があったため、忙しくなってくると採用活動をして増員するということをしており、自分自身を含め常に急務に追われているような状況で、目の前の仕事をこなすだけでスタッフ全員が手一杯という状態が続いてきたので、そういった状況を解決するには新システムの導入が必要だと考えていました。
    　実際、この夏も昨年と比べかなり注文件数が増えたので、導入のタイミングとしては正しかったというか、予定より１ヶ月遅れたので、まさにギリギリのタイミングでした。
    　現在の運用環境は、まずWEB上でお客様が注文内容を入力してくださったら、即座にそのデータが自動的にPrintSapiens（MIS）に反映され、同時に注文番号も発行されるので、そのまま作業指示書・納品書・請求書・送り状などの各伝票発行もスムーズにできるようになりました。お客様からの問い合わせにも素早く対応可能になりましたし、会員登録機能ができたことでリピート注文の際にはお客様側の入力等の手間も省けるようになったので、お得意さまには好評です。

P’Sシステムを導入してからの改善点について
  • 新システムにすることで期待したのは、大きく３つのことでした。
    ① デイリー業務の省力化
    ② 顧客サービスの向上
    ③ ミスの軽減

    　新システム導入後、まず①の省力化について言えば、かなり実現できました。導入以前は、販売チームの１日の勤務時間の約１／３～１／２程度（平均３～４時間ぐらい）が入力業務に費やされていたものが、今は手間がかからなくなったので、従来の１／３程度に減りました。毎年ピーク時には深夜にまで及ぶ残業が発生していましたが、今年は残業時間もかなり減りました。
    　②の顧客サービスの向上については、会員登録機能ができたことによりリピート注文の際の入力の手間が減ったこと、マイページ画面から発注内容や進捗の確認ができるようになったこと、またそれまで時間的に間に合わず手が回っていなかった顧客フォロー（入金確認メールや発送連絡もできず、荷物の問い合わせ番号を個別に案内もできなかった）が簡単にできるようになったことが、新システムの導入効果です。
    　そして、③のミスの軽減ですが、これも効果を実感できています（特に改善したのは、荷物のお問い合わせ番号のミス）。（但し、お客様が入力した段階でデータにミスがある場合は、間違ったデータがそのまま流れていくので、例えば住所などに入力ミスがあると、逆に早い段階でチェック＋修正ができず、大きく「出荷不可」と記載された送り状伝票が印字されて出来てしまいますが・・・。）
新システムを導入して困ったこと、大変になったことは？
  • 　移行期間中、JSPIRITSさんが訪問する度に各部門からの要望を反映させるのにプログラムの変更が度々あったため現場に混乱はありましたが、ある程度は想定内だったので、そう慌てずに都度対応しました。最初は大変でも、３週間～１ヶ月ぐらいで現場も慣れてきましたので、今ではだいぶ落ち着いてきました。 ただ、システムを新しくしたことで、今まで使ってきたドメインがそのまま使えず、コツコツをやってきたSEO対策の効果などが一旦リセットされてしまい、また０から順位UPの作業をしないといけなくなったことに気付いたときは、正直衝撃でしたが、中途半端に下がったのではなく「０」になってしまったので諦めがつきました。現在、導入から約２ヶ月経ちますが、ようやく最近また徐々に上がってきたようです。
    　システム切り替え日の前日夕方頃（サーバーの移行に数時間～１日程度はかかると予測したので）、サーバーの移行手続きを申請したのですが（レンタルサーバーから自社サーバーに移行）、思ったより早すぎてしまい営業時間内にページが切り替わってしまい、社内の準備体制を整えるのが間に合わず焦ってしまったという苦労がありました。また、切り替え直後からしばらくの間「エラーページが出る」、「注文ができない」などの問い合わせが多数あり、最初混乱しましたが、お客様のPCの設定でポップアップブロックが掛かっていたため注文画面が開かないという現象が起こっていたようで、その解除方法やブロックを外す設定の方法がブラウザに寄って異なるため、対応に苦労しました。
    　いずれにしても、変化があれば何かしらの問題が発生するのは当然のことでしょうが、１年も経つ頃には完全に落ち着くでしょう。
新システムの感想（魅力）を一言でいうと？
  • 　導入後、約１ヶ月後に夏の繁忙期があり、昨年の同じ時期よりもだいぶ注文件数は増えましたが（およそ１５０％UP）、今年は増員せずに対応ができたのは、このシステムのおかげと言えるでしょう。
今後の課題について
  • 　夏の繁忙期も終盤になり、今後は、このシステム導入のおかげで空いた時間を活用し、今まで手の回らなかった競合他社との比較や、顧客からの質問・要求にことに着手したいと考えています。また、顧客サービスの向上にも力を入れて取り組んでいきたいです。